Notre entrée dans le comité national de suivi des GEM n'a pas été vain. En effet, les ARS se conforment aux directives reçues récemment et confient les subventions aux ASSOCIATIONS d'USAGERS sur leur compte bancaire propre.
C'est déjà une bonne chose.
Attention cependant ! à ne pas laisser les responsables associatifs sans soutien et sans l'indispensable formation de base concernant déjà les rôles et les responsabilités assujetties à la Loi de Juillet 1901 en matière de fonctionnement démocratique et de gestion.
Rappelons que la convention qui lie le parrain et/ou le gestionnaire à l'Association d'usagers devait prévoir non seulement un terme au delà duquel l'Association devenait autonome pour l'administration et la gestion du GEM MAIS que ce laps de temps devait être utilisé par les organismes professionnels de gestion et/ou de parrainage pour FORMER les membres des Conseil d'Administration de l'Association d'usagers.
Nous demandons cet accompagnement par les ARS depuis 5 ans. Il ne s'agit pas de contrôles à but répressifs mais d'un accompagnement bienveillant au long cours.
Nous recevons des demandes à propos du fonctionnement des GEM autonomes : comment faites vous pour administrer et gérer à la fois vos fonds et votre personnel ?
Dans leur majorité les GEM qui se sont créés autonomes ont appliqués les règles suivantes :
1) décider ensemble quels risques prendre, jusqu'où, comment.
Par exemple pour la gestion des finances et du personnel faire appel et contracter convention avec un Cabinet comptable mettant à disposition une section " sociale " en capacité d'établir les contrats de travail, les avenants, les fiches de paie, les bordereaux de règlement des charges sociales.
La section " comptabilité " assurant le suivi des comptes, l'établissement des bilans. Le Cabinet est en capacité d'assurer une formation à minima des trésoriers et trésoriers adjoints et bien entendu de la Présidence.
Une règle est de tenir régulièrement le cahier de caisse, et de produire chaque trimestre les justificatifs des dépenses.
L'évidence apparaît alors que lorsque l'on a provisionné les salaires de l'année, les charges sociales, les loyers, il ne reste plus grand chose à gérer ce qui se fait alors très facilement du moment que les décisions sont bien prises collectivement.
2) L'embauche est un point important.
Là aussi la décision doit être prise collectivement de choisir parmi les candidats envoyés par Pôle Emploi ou recommandé par le réseau inter associatif.
Un contrat de travail laissant la possibilité à l'employeur - c-à-d l'Association - de varier dans son organisation de fonctionnement : jours d'ouverture, heures de travail.
Et bien sûr y compris lorsque l'on a utilisé les chèques-emploi associatifs.
Rien ne dispense d'établir une fiche de poste, détaillée, qui permettra à l'usage de vérifier si les qualifications des personnes embauchées existent bien et sont adaptées au travail d'animation à accomplir dans le GEM.
Et, bien sûr, il est expréssement recommandé de n'embaucher aucune personne ayant une formation médicale (soignants ou ex-soignants, psychologues etc..) le GEM n'étant pas une structure médico-sociale et n'ayant aucune vocation de prise en charge de ses adhérents.
Les groupes de parole ne sont pas préconisés non plus, ils sont à disposition dans différents lieux de soin accessibles à ceux qui en sentent le besoin.
3) le règlement intérieur de fonctionnement de l'Association (nous pouvons fournir les modèles)
4) le règlement intérieur de fonctionnement du GEM ( modèles à disposition)
5) le contrat visiteur (modèle à disposition).
à quoi sert ce dernier document ?
Il est fait pour un mois renouvelable. Aucune cotisation n'est exigée durant la période de "visite".
Il permet trois choses essentielles :
- être couverts par l'assurance contractée par l'Association
- à la personne concernée d'avoir le temps de se faire une opinion sur le GEM et sa compatibilité avec le lieu et le fonctionnement
- permet à l'équipe et aux adhérents déjà présents de se faire une opinion sur la possible intégration de la personne "visiteuse" au groupe déjà formé.
6) et bien sûr la convention de parrainage (modèles à disposition)
N'hésitez pas à poser vos questions, à faire vos remarques. Ce serait déjà une amorce du "guide des bonnes pratiques ". Nous sommes là pour vous aider, nous soutenir entre GEM, et gagner ensemble ce pari " OUI NOUS POUVONS ".
Un texte doit être élaboré définissant plus précisément les rôles de "parrain" et de "gestionnaire ".
Rappelons que le budget du GEM s'il est administré par un professionnel gestionnaire doit être complètement distinct du budget général de l'organisme de gestion et que vous devez en avoir les compte-rendus financiers,charge à l'association de définir les dépenses en fonction des besoins à assurer dans le gem, d'être l'employeur des animateurs, et d'être présents en nombre suffisant aux réunions du conseil d'Administration et de l'Assemblée générale du gestionnaire.
A bientôt.
C'est déjà une bonne chose.
Attention cependant ! à ne pas laisser les responsables associatifs sans soutien et sans l'indispensable formation de base concernant déjà les rôles et les responsabilités assujetties à la Loi de Juillet 1901 en matière de fonctionnement démocratique et de gestion.
Rappelons que la convention qui lie le parrain et/ou le gestionnaire à l'Association d'usagers devait prévoir non seulement un terme au delà duquel l'Association devenait autonome pour l'administration et la gestion du GEM MAIS que ce laps de temps devait être utilisé par les organismes professionnels de gestion et/ou de parrainage pour FORMER les membres des Conseil d'Administration de l'Association d'usagers.
Nous demandons cet accompagnement par les ARS depuis 5 ans. Il ne s'agit pas de contrôles à but répressifs mais d'un accompagnement bienveillant au long cours.
Nous recevons des demandes à propos du fonctionnement des GEM autonomes : comment faites vous pour administrer et gérer à la fois vos fonds et votre personnel ?
Dans leur majorité les GEM qui se sont créés autonomes ont appliqués les règles suivantes :
1) décider ensemble quels risques prendre, jusqu'où, comment.
Par exemple pour la gestion des finances et du personnel faire appel et contracter convention avec un Cabinet comptable mettant à disposition une section " sociale " en capacité d'établir les contrats de travail, les avenants, les fiches de paie, les bordereaux de règlement des charges sociales.
La section " comptabilité " assurant le suivi des comptes, l'établissement des bilans. Le Cabinet est en capacité d'assurer une formation à minima des trésoriers et trésoriers adjoints et bien entendu de la Présidence.
Une règle est de tenir régulièrement le cahier de caisse, et de produire chaque trimestre les justificatifs des dépenses.
L'évidence apparaît alors que lorsque l'on a provisionné les salaires de l'année, les charges sociales, les loyers, il ne reste plus grand chose à gérer ce qui se fait alors très facilement du moment que les décisions sont bien prises collectivement.
2) L'embauche est un point important.
Là aussi la décision doit être prise collectivement de choisir parmi les candidats envoyés par Pôle Emploi ou recommandé par le réseau inter associatif.
Un contrat de travail laissant la possibilité à l'employeur - c-à-d l'Association - de varier dans son organisation de fonctionnement : jours d'ouverture, heures de travail.
Et bien sûr y compris lorsque l'on a utilisé les chèques-emploi associatifs.
Rien ne dispense d'établir une fiche de poste, détaillée, qui permettra à l'usage de vérifier si les qualifications des personnes embauchées existent bien et sont adaptées au travail d'animation à accomplir dans le GEM.
Et, bien sûr, il est expréssement recommandé de n'embaucher aucune personne ayant une formation médicale (soignants ou ex-soignants, psychologues etc..) le GEM n'étant pas une structure médico-sociale et n'ayant aucune vocation de prise en charge de ses adhérents.
Les groupes de parole ne sont pas préconisés non plus, ils sont à disposition dans différents lieux de soin accessibles à ceux qui en sentent le besoin.
3) le règlement intérieur de fonctionnement de l'Association (nous pouvons fournir les modèles)
4) le règlement intérieur de fonctionnement du GEM ( modèles à disposition)
5) le contrat visiteur (modèle à disposition).
à quoi sert ce dernier document ?
Il est fait pour un mois renouvelable. Aucune cotisation n'est exigée durant la période de "visite".
Il permet trois choses essentielles :
- être couverts par l'assurance contractée par l'Association
- à la personne concernée d'avoir le temps de se faire une opinion sur le GEM et sa compatibilité avec le lieu et le fonctionnement
- permet à l'équipe et aux adhérents déjà présents de se faire une opinion sur la possible intégration de la personne "visiteuse" au groupe déjà formé.
6) et bien sûr la convention de parrainage (modèles à disposition)
N'hésitez pas à poser vos questions, à faire vos remarques. Ce serait déjà une amorce du "guide des bonnes pratiques ". Nous sommes là pour vous aider, nous soutenir entre GEM, et gagner ensemble ce pari " OUI NOUS POUVONS ".
Un texte doit être élaboré définissant plus précisément les rôles de "parrain" et de "gestionnaire ".
Rappelons que le budget du GEM s'il est administré par un professionnel gestionnaire doit être complètement distinct du budget général de l'organisme de gestion et que vous devez en avoir les compte-rendus financiers,charge à l'association de définir les dépenses en fonction des besoins à assurer dans le gem, d'être l'employeur des animateurs, et d'être présents en nombre suffisant aux réunions du conseil d'Administration et de l'Assemblée générale du gestionnaire.
A bientôt.